Dokumenty do czynności notarialnych

Umowa sprzedaży nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Dotyczy to zarówno nieruchomości gruntowych (działek), budynkowych, jak i lokalowych (mieszkań stanowiących odrębną nieruchomość). Forma aktu notarialnego jest również wymagana dla sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Sprzedaż nieruchomości gruntowej (działki)

Przy sprzedaży nieruchomości gruntowej niezabudowanej wymagane jest dodatkowo zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub — w przypadku braku planu — zaświadczenie o braku planu. Jeśli dla działki wydano decyzję o warunkach zabudowy, należy ją również przedstawić. W przypadku nieruchomości rolnych o powierzchni powyżej 0,3 ha obowiązują dodatkowe ograniczenia wynikające z ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego — Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa (KOWR) może skorzystać z prawa pierwokupu.

Sprzedaż lokalu mieszkalnego

W przypadku sprzedaży lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość potrzebne są dodatkowo: zaświadczenie zarządcy (wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni) o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych, a także — jeśli lokal jest obciążony hipoteką — zaświadczenie banku o aktualnym saldzie kredytu oraz promesa wydania zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie. Dla lokalu spółdzielczego własnościowego potrzebne jest zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej o przysługującym prawie.

Umowa przedwstępna

Strony mogą również zawrzeć umowę przedwstępną sprzedaży — zarówno w formie aktu notarialnego (co daje silniejszą ochronę kupującemu, w tym roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej, które można ujawnić w księdze wieczystej), jak i w zwykłej formie pisemnej (wówczas strona poszkodowana może żądać jedynie naprawienia szkody).

Podatki i opłaty

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) wynosi 2% wartości rynkowej nieruchomości i obciąża kupującego. Zwolnione z PCC jest nabycie pierwszego mieszkania na rynku wtórnym, jeśli kupujący spełnia warunki ustawowe. Notariusz jako płatnik podatku pobiera go przy sporządzeniu aktu i odprowadza do urzędu skarbowego. Dodatkowo pobierane są opłaty sądowe za wpis w księdze wieczystej (200 zł za wpis prawa własności, 200 zł za wpis hipoteki).

Umowa darowizny nieruchomości, tak jak umowa sprzedaży, wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Darowizna jest czynnością nieodpłatną — darczyńca przekazuje nieruchomość obdarowanemu bez ekwiwalentu pieniężnego.

Podatek od spadków i darowizn

Darowizna podlega podatkowi od spadków i darowizn. Wysokość podatku zależy od grupy podatkowej, do której należy obdarowany względem darczyńcy, oraz od wartości darowizny. Wyróżnia się trzy grupy podatkowe:

• Grupa I — małżonek, zstępni (dzieci, wnuki), wstępni (rodzice, dziadkowie), pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha, teściowie
• Grupa II — zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępni i małżonkowie pasierbów, małżonkowie rodzeństwa, rodzeństwo małżonków
• Grupa III — pozostali nabywcy

Zwolnienie dla najbliższej rodziny

Osoby z tzw. grupy „0" (małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym, macocha) mogą skorzystać z całkowitego zwolnienia od podatku od spadków i darowizn, pod warunkiem zgłoszenia nabycia do urzędu skarbowego na formularzu SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od dnia powstania obowiązku podatkowego. Przy darowiźnie w formie aktu notarialnego notariusz sam dokonuje zgłoszenia — obdarowany nie musi samodzielnie składać SD-Z2.

Darowizna z poleceniem

Darczyńca może obciążyć darowiznę poleceniem, np. zobowiązać obdarowanego do sprawowania opieki, udostępnienia lokalu osobie trzeciej czy zapłaty określonej kwoty. Polecenie powinno być precyzyjnie opisane w akcie notarialnym. Darczyńca ma także prawo odwołać darowiznę w przypadku rażącej niewdzięczności obdarowanego — w terminie roku od dowiedzenia się o niewdzięczności.

Darowizna a zachowek

Warto pamiętać, że darowizny doliczane są do substratu zachowku. Osoby pominięte w testamencie lub otrzymujące mniej niż im przysługuje mogą dochodzić roszczeń o zachowek, uwzględniając wartość wcześniejszych darowizn dokonanych przez spadkodawcę.

Testament notarialny jest jedną z form testamentu przewidzianych przez Kodeks cywilny. W odróżnieniu od testamentu własnoręcznego (holograficznego), testament notarialny sporządzany jest przez notariusza w formie aktu notarialnego, co zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa prawnego i minimalizuje ryzyko późniejszego podważenia woli testatora.

Rodzaje rozrządzeń testamentowych

W treści testamentu notarialnego testator może:

• Powołać jednego lub kilku spadkobierców do całości lub części spadku
• Ustanowić zapis zwykły — zobowiązanie spadkobiercy do spełnienia określonego świadczenia na rzecz oznaczonej osoby (zapisobiercy)
• Ustanowić zapis windykacyjny — oznaczony przedmiot (np. konkretna nieruchomość, samochód, środki na rachunku bankowym) przechodzi na zapisobiercę z chwilą otwarcia spadku
• Nałożyć polecenie na spadkobiercę lub zapisobiercę
• Wydziedziczyć osobę uprawnioną do zachowku
• Powołać wykonawcę testamentu

Rejestr testamentów (NORT)

Testament notarialny jest rejestrowany w Notarialnym Rejestrze Testamentów (NORT) prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną. Rejestracja jest dobrowolna, ale zalecana — dzięki niej po śmierci testatora spadkobiercy mogą łatwo ustalić, czy i gdzie został sporządzony testament. Informacja o istnieniu testamentu nie jest ujawniana za życia testatora.

Odwołanie i zmiana testamentu

Testator może w każdej chwili odwołać lub zmienić testament — zarówno notarialny, jak i własnoręczny. Odwołanie może nastąpić poprzez sporządzenie nowego testamentu, zniszczenie testamentu lub dokonanie w nim zmian. Każdy nowy testament odwołuje poprzedni w zakresie, w jakim jest z nim sprzeczny.

Wydziedziczenie

W testamencie notarialnym testator może wydziedziczyć osobę, która byłaby uprawniona do zachowku (zstępnych, małżonka, rodziców). Wydziedziczenie jest dopuszczalne wyłącznie z przyczyn wskazanych w art. 1008 Kodeksu cywilnego: uporczywe postępowanie wbrew woli spadkodawcy w sposób sprzeczny z zasadami współżycia społecznego, dopuszczenie się względem spadkodawcy lub jednej z najbliższych mu osób umyślnego przestępstwa, lub uporczywe niedopełnianie obowiązków rodzinnych.

Akt poświadczenia dziedziczenia (APD) to notarialny odpowiednik sądowego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku. Sporządzenie APD jest szybsze i prostsze niż postępowanie sądowe — zazwyczaj odbywa się w ciągu jednej wizyty w kancelarii, podczas gdy postępowanie sądowe może trwać kilka miesięcy.

Warunki sporządzenia APD

Notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia pod warunkiem, że:

• Wszyscy spadkobiercy ustawowi i testamentowi stawią się jednocześnie w kancelarii
• Nie istnieje spór co do kręgu spadkobierców lub ważności testamentu
• Spadek został otwarty (zgon nastąpił) po dniu 1 lipca 1984 r.
• Nie toczy się postępowanie sądowe o stwierdzenie nabycia spadku po tym samym spadkodawcy

Przebieg czynności

Sporządzenie APD obejmuje dwa etapy. Najpierw notariusz spisuje protokół dziedziczenia — podczas którego odbiera od spadkobierców oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku (jeśli nie upłynął 6-miesięczny termin), ustala krąg spadkobierców oraz inne istotne okoliczności. Następnie notariusz sporządza właściwy akt poświadczenia dziedziczenia, który niezwłocznie rejestruje w ogólnokrajowym Rejestrze Spadkowym.

Skutki prawne

Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma taką samą moc prawną jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Stanowi on podstawę do dokonania wpisów w księgach wieczystych, zmiany danych w ewidencji gruntów, podjęcia środków z rachunków bankowych spadkodawcy i wszelkich innych czynności wymagających wykazania tytułu do spadku.

Przyjęcie i odrzucenie spadku

Spadkobierca ma 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o tytule swojego powołania, na złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku. Spadek można przyjąć wprost (bez ograniczenia odpowiedzialności za długi), z dobrodziejstwem inwentarza (odpowiedzialność za długi do wartości spadku) lub odrzucić. Oświadczenie takie można złożyć przed notariuszem lub przed sądem.

Pełnomocnictwo notarialne to oświadczenie woli mocodawcy, na mocy którego upoważnia on inną osobę (pełnomocnika) do dokonywania w jego imieniu określonych czynności prawnych. Forma aktu notarialnego jest wymagana zawsze wtedy, gdy czynność, do której udzielane jest pełnomocnictwo, sama wymaga formy aktu notarialnego — np. sprzedaż nieruchomości.

Rodzaje pełnomocnictw

• Pełnomocnictwo ogólne — obejmuje umocowanie do dokonywania czynności zwykłego zarządu; wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności
• Pełnomocnictwo rodzajowe (gatunkowe) — upoważnia do dokonywania określonego rodzaju czynności prawnych, np. do zawierania umów najmu
• Pełnomocnictwo szczególne — upoważnia do dokonania konkretnej, oznaczonej czynności prawnej, np. sprzedaży konkretnej nieruchomości

Kiedy wymagana jest forma aktu notarialnego?

Forma aktu notarialnego dla pełnomocnictwa jest konieczna przede wszystkim przy:

• Sprzedaży, kupnie, darowiźnie lub zamianie nieruchomości
• Ustanowieniu hipoteki, służebności lub użytkowania na nieruchomości
• Zawarciu lub zmianie umowy spółki wymagającej formy aktu notarialnego
• Złożeniu oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku

Odwołanie pełnomocnictwa

Mocodawca może w każdym czasie odwołać pełnomocnictwo, chyba że zrzekł się tego prawa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego. Pełnomocnictwo wygasa z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie zastrzeżono inaczej.

Pełnomocnictwo za granicą

Jeśli mocodawca przebywa za granicą, pełnomocnictwo może zostać sporządzone przed konsulem RP lub przed zagranicznym notariuszem — w tym drugim przypadku dokument wymaga z reguły klauzuli apostille oraz tłumaczenia przysięgłego na język polski.

Kancelaria obsługuje pełen zakres czynności notarialnych związanych z prawem spółek handlowych. Formy aktu notarialnego wymaga zawiązanie spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej oraz spółki akcyjnej.

Zawiązanie spółki z o.o.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga formy aktu notarialnego (chyba że spółka jest zakładana przez system S24). W akcie notarialnym określa się m.in.: firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego (minimum 5 000 zł), liczbę i wartość nominalną udziałów, czas trwania spółki oraz skład pierwszego zarządu.

Protokoły zgromadzeń wspólników

Formy aktu notarialnego wymagają m.in.:

• Protokoły zgromadzeń wspólników sp. z o.o. podejmujących uchwały w sprawach zmian umowy spółki
• Uchwały o podwyższeniu lub obniżeniu kapitału zakładowego
• Uchwały o rozwiązaniu spółki, połączeniu, podziale lub przekształceniu
• Uchwały walnych zgromadzeń spółek akcyjnych

Zbycie udziałów

Zbycie udziałów w spółce z o.o. wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Notariusz poświadcza podpisy zbywcy i nabywcy na umowie sprzedaży (lub darowizny) udziałów. Jeżeli umowa spółki przewiduje ograniczenia w zbyciu udziałów (np. prawo pierwszeństwa lub zgodę zarządu), konieczne jest przedłożenie stosownych dokumentów potwierdzających spełnienie tych warunków.

Inne czynności korporacyjne

W kancelarii sporządzamy również: umowy spółek jawnych i partnerskich (gdy strony chcą nadać im formę aktu notarialnego), protokoły posiedzeń rad nadzorczych, oświadczenia o objęciu udziałów lub akcji w podwyższonym kapitale zakładowym, oświadczenia wspólników o pokryciu udziałów wkładami, a także akty założycielskie fundacji i statuty stowarzyszeń.

Umowa majątkowa małżeńska, potocznie zwana intercyzą, to umowa zawierana w formie aktu notarialnego, która zmienia ustrój majątkowy małżonków. Może zostać zawarta zarówno przed ślubem, jak i w trakcie trwania małżeństwa.

Rodzaje umów majątkowych

Kodeks rodzinny i opiekuńczy przewiduje następujące rodzaje umów majątkowych małżeńskich:

• Rozdzielność majątkowa — każdy z małżonków zachowuje majątek nabyty przed zawarciem umowy i po jej zawarciu jako majątek osobisty. Nie powstaje majątek wspólny
• Rozdzielność majątkowa z wyrównaniem dorobków — jak rozdzielność, ale po ustaniu małżeństwa małżonek, którego dorobek jest mniejszy, może żądać wyrównania
• Rozszerzenie wspólności majątkowej — do majątku wspólnego włącza się składniki, które normalnie należałyby do majątku osobistego (np. majątek nabyty przed ślubem)
• Ograniczenie wspólności majątkowej — z majątku wspólnego wyłącza się określone składniki

Rozdzielność majątkowa — kiedy warto?

Ustanowienie rozdzielności majątkowej jest szczególnie zalecane, gdy jeden z małżonków prowadzi działalność gospodarczą obarczoną ryzykiem finansowym. Rozdzielność chroni majątek drugiego małżonka przed odpowiedzialnością za zobowiązania przedsiębiorcy. Jest również istotna w kontekście postępowania upadłościowego — w przypadku ogłoszenia upadłości jednego z małżonków, majątek wspólny wchodzi do masy upadłości.

Skuteczność wobec osób trzecich

Umowa majątkowa małżeńska jest skuteczna wobec osób trzecich tylko wtedy, gdy wiedziały one o jej zawarciu i rodzaju. W praktyce oznacza to, że przy zaciąganiu zobowiązań (np. kredytu) należy poinformować wierzyciela o istnieniu intercyzy. W przeciwnym razie wierzyciel może dochodzić roszczeń tak, jakby między małżonkami obowiązywała wspólność majątkowa.

Rozdzielność przymusowa

Niezależnie od umowy, sąd może ustanowić rozdzielność majątkową na żądanie jednego z małżonków (jeśli istnieją ku temu ważne powody) lub na żądanie wierzyciela jednego z małżonków. Rozdzielność powstaje również z mocy prawa w przypadku orzeczenia separacji, ogłoszenia upadłości jednego z małżonków lub ubezwłasnowolnienia.

Poświadczenia notarialne to jedne z najczęściej wykonywanych czynności notarialnych. Nie wymagają sporządzania aktu notarialnego — notariusz sporządza jedynie odpowiednią klauzulę (wzmiankę) na dokumencie lub jego kopii.

Poświadczenie własnoręczności podpisu

Poświadczenie podpisu polega na tym, że notariusz potwierdza, iż podpis na dokumencie został złożony przez oznaczoną osobę. Osoba ta musi stawić się osobiście w kancelarii z dokumentem tożsamości i złożyć podpis w obecności notariusza — lub uznać wcześniej złożony podpis za własnoręczny. Poświadczenie podpisu jest wymagane m.in. przy:

• Zbyciu udziałów w spółce z o.o.
• Zbywaniu przedsiębiorstwa
• Umowach z zakresu prawa autorskiego (w niektórych przypadkach)
• Oświadczeniach do KRS i innych rejestrów

Poświadczenie daty okazania dokumentu (data pewna)

Notariusz stwierdza, że w określonym dniu dokument został mu okazany. Nadaje to dokumentowi tzw. datę pewną (art. 81 Kodeksu cywilnego), co ma istotne znaczenie prawne — dokument z datą pewną jest skuteczny wobec osób trzecich od dnia oznaczonego w poświadczeniu. Zastosowanie: umowy najmu, dzierżawy, umowy licencyjne, cesje wierzytelności.

Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem

Notariusz porównuje kopię dokumentu z jego oryginałem i poświadcza ich zgodność. Poświadczona kopia zyskuje moc oryginału i jest honorowana przez urzędy, banki, sądy i inne instytucje. Jest to szczególnie przydatne, gdy oryginał dokumentu musi pozostać u jednego podmiotu, a kopia jest potrzebna do innych celów (np. poświadczone kopie dyplomów, świadectw, aktów stanu cywilnego).

Poświadczenie pozostawania przy życiu

Poświadczenie to jest wymagane najczęściej przez zagraniczne instytucje emerytalne lub ubezpieczeniowe w celu potwierdzenia, że osoba pobierająca świadczenie żyje. Notariusz stwierdza, że konkretna osoba stawiła się w kancelarii w oznaczonym dniu, co potwierdza fakt jej pozostawania przy życiu. Używane też przy roszczeniach alimentacyjnych i sprawach spadkowych toczących się za granicą.